Chào mọi người tiếp tục cho series về #BA_FAQ, mình nối tiếp chủ đề về dự án nội bộ (phần 01). Như có nhắc đến ở cuối bài trước (vì dài quá nên mình cắt ra) thì dự án nội bộ còn có thêm các vấn đề nội tại như: - Thiếu quy trình: các công ty thường bị vướng phải vấn đề về quy trình làm việc. Có chỗ thì quy trình 1 kiểu làm 1 kiểu. Có chỗ thì thậm chí là không có quy trình, tiện đâu thì làm đấy. Nó dẫn đến việc xây dựng phần mềm phải đi kèm với xây dựng quy trình. Và con người ta thì ngại thay đổi nên là… bạn biết rồi đấy, dự án sẽ lần khần mãi chả xong. - Thay đổi yêu cầu - Change Requirement (CR): cái này thì quá quen thuộc với các bạn BA rồi nhỉ. Dự án nội bộ thì việc CR còn thường xuyên hơn các dòng khác vì lý do là CR trong dự án nội bộ không có mất tiền. Và phần mềm làm ra để phục vụ cho các quý khách nên họ luôn là thượng đế và muốn gì thì cần phải được đáp ứng cái đó.
Ngần này thông tin chắc các bạn cũng nắm được các vấn đề khá là thường gặp với các dự án nội bộ rồi nhỉ? Với kinh nghiệp cá nhân thì mình có những gợi ý sau, hy vọng các bạn có thể sử dụng để giải quyết/giảm bớt khó khăn khi làm dự án nội bộ: - Xác định rõ Stakeholder: nghe rất basic đúng không? Nhưng nó lại rất hữu ích và có thể các bạn sẽ quên việc này vì nội bộ mà, người nhà mà, làm sao mà mình lại k biết là những ai mà phải đi xác định. Ý mình không phải như vậy, khi bạn quản lý được và CHIA SẺ để toàn bộ những người tham gia đều biết quyền và NGHĨA VỤ của mình, của người khác. RACI hoặc Stakeholder Matrix là các technique hữu ích trong trường hợp này. - Đảm bảo thông tin được xuyên suốt: tính minh bạch là điều kiện cần để hầu hết các dự án có thể chạy thông suốt với tất cả các bên. Thông tin minh bạch không phải là phòng nào cũng phải biết hết toàn bộ thông tin của cả dự án, của cả những phòng ban mà không liên quan đến họ. Minh bạch thông tin là việc đưa ra thông tin 1 cách chính xác và đầy đủ với bên liên quan. Việc chia sẻ này còn giúp tạo dựng lòng tin giữa bạn và stakeholder. Bạn cũng có thể hiểu theo hướng khi bạn chia sẻ toàn bộ thông tin cần thiết với stakeholder bạn cũng có quyền yêu cầu họ chia sẻ thông tin liên quan với bạn (tất nhiên là nghiệp vụ phòng ban liên quan đến dự án). - Xác định độ ưu tiên: nên làm từ những bước đầu, khi bạn làm Stakeholder matrix hoặc RACI. Khi mà dự án bắt đầu hoặc trước khi kick-off, tất cả những bên tham gia dự án đều cần đồng thuận về thứ tự ưu tiên cho các module/feature được phát triển. Việc này càng rõ ràng thì càng giảm thiểu tranh cãi trong quá trình làm. Hơn nữa, 1 cái email official hoặc văn bản chính thức sẽ giúp BA mình tránh khỏi kha khá rắc rối sau này khi giao tiếp với các bên. - Xây dựng mối quan hệ: Cái này thì phải tuỳ từng người, không phải ai cũng sẽ thích và sẽ làm được. Vì việc này đòi hỏi khá nhiều kỹ năng mềm. Tuy nhiên bạn có thể ít nhất là tạo ấn tượng tốt với họ bằng 1 vài cách sau:
+ Chia sẻ thông tin dự án (như vừa nói bên trên)
+ Tôn trọng ý kiến của họ: bạn có thể không đồng ý với những gì họ nói, nhưng bạn nên học cách lắng nghe và thay vì phản bác. Hãy bình tĩnh suy nghĩ thật kỹ ý kiến của họ và có thể sẽ tìm được cái "needs" của người ta.
+ Tìm điểm chung: cái này thì hơi khó và đòi hỏi sự quan sát của các bạn. Nếu bạn và stakeholder có điểm chung nào đấy thì cuộc nói chuyện sẽ luôn dễ dàng hơn và thông tin bạn được chia sẻ cũng sẽ nhiều hơn. Điều đó không có nghĩa là nếu không có điểm chung thì không làm được gì, như mình có nói thì đây chỉ là 1 trong số rất nhiều cách thôi.
+ Thái độ làm việc chuyên nghiệp: nghe hơi kiểu cách, nhưng khi bạn có thái độ chuyên nghiệp bạn sẽ thắng được niềm tin của khách hàng. Giả sử bạn phải làm việc với 1 người chuyên nghiệp thì thái độ làm việc của bạn tự khắc cũng sẽ bị ảnh hưởng theo.
+ "Chuyện phiếm": việc nói chuyện phiếm không liên quan đến công việc, bạn có thể làm từ từ, trong hoặc ngoài giờ làm (nếu trong giờ làm hãy cố gắng đừng để nó ảnh hưởng đến công việc). Việc này nhằm giúp bạn hiểu hơn về stakeholder, về tính cách, cách làm việc của họ. Nếu chỉ qua công việc hàng ngày, các buổi họp bạn sẽ khó mà hiểu rõ họ được. Hiểu được họ thì công việc sẽ dễ trôi chảy hơn.
Tóm lại, để điều phối mối quan hệ trong dự án nội bộ thì mọi thứ phải rõ ràng, chuyên nghiệp và hơn hết là các bạn không nên cứng nhắc quá trong mối quan hệ với các phòng ban. Nguyên tắc và quy trình là cần thiết, tuy nhiên thái độ mềm dẻo đúng lúc, biết tạo ấn tượng tốt sẽ giúp công việc giữa các phòng ban được trôi chảy hơn rất nhiều.
Trên đây là ý kiến cá nhân của mình về các vấn đề và cách thức để tạo mối quan hệ cân bằng khi làm các dự án nội bộ. Còn chi tiết hơn với các trường hợp cụ thể, các bạn đừng ngại để lại comment hoặc PM trực tiếp cho mình nhé.
Comments