Trong bài viết này mình sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về BPMN, bao gồm:
1. BPMN là gì?
BPMN (Business Process Modeling Notation) là một ngôn ngữ mô hình hóa quy trình nghiệp vụ được sử dụng rộng rãi để mô tả các quy trình nghiệp vụ một cách trực quan, dễ hiểu và tổng quát. BPMN được BA sử dụng nhiều cho việc mô tả nghiệp vụ của một doanh nghiệp hoặc luồng nghiệp vụ rộng/phức tạp. Tương tự UML, BPMN cung cấp bộ các ký hiệu và quy tắc để thể hiện các hoạt động, luồng dữ liệu, người tham gia và các yếu tố khác trong quy trình.
2. Lợi ích của việc sử dụng BPMN
Nâng cao hiểu biết về nghiệp vụ: BPMN giúp các bên liên quan trong doanh nghiệp, từ quản lý đến nhân viên, dễ dàng hiểu và thảo luận về quy trình.
Tài liệu hóa quy trình: BPMN cung cấp một bộ ký hiệu(notation) phong phú để mô tả các quy trình nghiệp vụ phức tạp với nhiều bước, luồng dữ liệu và các bên liên quan. Do đó, BPMN cung cấp khả năng mô tả toàn bộ các nghiệp vụ của doanh nghiệp chỉ trong 1 diagram duy nhất.
Hỗ trợ phân tích: sử dụng BPMN có thể giúp BA cũng như các bên liên quan (stakeholder) nhìn ra các điểm tương tác trong một mô hình kinh doanh đòi hỏi sự hợp tác phức tạp (collaboration) giữa nhiều bên. Từ đó, các bên có thể dễ dàng phân tích, chỉ ra các điểm cần cải thiện khi tương tác.
3. Cấu trúc cơ bản của mô hình BPMN
Mô hình BPMN bao gồm các thành phần sau:
Hoạt động (activity):
Biểu thị bằng hình chữ nhật.
Mô tả một công việc hoặc nhiệm vụ được thực hiện trong quy trình.
Ví dụ: Xử lý đơn hàng, Gửi email, Duyệt phê duyệt.
Luồng dữ liệu (Data Flow):
Biểu thị bằng mũi tên.
Thể hiện sự di chuyển của dữ liệu giữa các hoạt động.
Dữ liệu có thể là thông tin, tài liệu, vật liệu, v.v.
Ví dụ: Thông tin khách hàng, Hóa đơn, Sản phẩm.
Người tham gia (actor):
Biểu thị bằng hình người hoặc hình ô vuông.
Mô tả các bên tham gia vào quy trình.
Ví dụ: Khách hàng, Nhân viên, Hệ thống.
Cổng (gateway)
Biểu thị bằng hình thoi.
Dùng để điều khiển luồng của quy trình.
Có nhiều loại cổng khác nhau, ví dụ:
Cổng XOR: chỉ cho phép một luồng đi tiếp.
Cổng OR: cho phép nhiều luồng đi tiếp.
Cổng AND: tất cả các luồng phải được hoàn thành trước khi tiếp tục.
Sự kiện (events):
Biểu thị bằng hình tròn.
Mô tả một sự kiện xảy ra trong quy trình.
Ví dụ: Bắt đầu quy trình, Kết thúc quy trình, Nhận thông tin.
Ngoài ra, cấu trúc cơ bản BPMN còn bao gồm một số yếu tố khác như:
Hồ bơi (Pool): dùng để nhóm các hoạt động theo vai trò hoặc hệ thống.
Luồng tin nhắn (Message Flow): dùng để mô tả sự di chuyển của tin nhắn giữa các hoạt động.
Chú thích (Artifact): dùng để thêm thông tin bổ sung vào mô hình.
4. BPMN vs UML
4.1 So sánh BPMN - UML
UML (Unified Modeling Language) là một ngôn ngữ mô hình hóa có mục đích chung hơn, được sử dụng để mô tả nhiều khía cạnh khác nhau của hệ thống phần mềm, bao gồm cả cấu trúc, hành vi và tương tác.
Bảng so sánh BPMN và UML:
Tính năng | BPMN | UML |
Mục đích | Tập trung vào mô tả các quy trình kinh doanh/nghiệp vụ , chú trọng đến luồng hoạt động, tương tác giữa các bên tham gia và dữ liệu liên quan. | Mang tính tổng quát hơn, dùng để mô tả nhiều khía cạnh khác nhau của hệ thống, đặc biệt tập trung vào cấu trúc hệ thống, hành vi của các đối tượng và tương tác giữa chúng. |
Tính chuyên biệt | Cao | Thấp |
Độ phức tạp | Thấp | Cao |
Khả năng mở rộng | Tốt | Tốt |
Phổ biến | Rộng rãi trong lĩnh vực kinh doanh | Rộng rãi trong lĩnh vực CNTT |
Có thể nhiều bạn sẽ nói với mình về độ phức tạp tại sao BPMN lại thấp hơn UML. Mình xin giải thích chút về đánh giá này như sau:
BPMN tuy nhiều các ký hiệu được sử dụng nhưng điều có quy tắc và không nằm ngoài các thành phần cơ bản như mục #4 bên dưới: hoạt động (activity), luồng dữ liệu (data-flow), người tham gia (actor), cổng (gateway) và các sự kiện (event).
Trái ngược với BPMN, UML có rất nhiều các loại mô hình khác nhau có sử dụng các shape giống nhau nhưng mang ý nghĩa khác nhau. Ví dụ ký hiệu hình chữ nhật trong Activity diagram chỉ 1 activity trong khi với Collaboration diagram thì hình chữ nhật lại chỉ role. Thường thì BA chỉ dùng 1 phần nhỏ của UML và chủ yếu là behavior diagrams nên các bạn sẽ thấy UML dễ và ít phức tạp hơn BPMN, nhưng nói tổng quát thì UML phức tạp hơn nhiều.
4.2 BPMN vs Activity diagram
Trong khoá BA của mình, mình có giới thiệu về Activity Diagram (AD) và biến thể là Workflow diagram để dứng dụng trong công việc.
Về cơ bản, cả BPMN và AD đều có thể được sử dụng để mô tả luồng hoạt động. Tuy nhiên vì giới hạn trong ký hiệu mà AD khó có thể mô tả được một luồng làm việc phức tạp bao gồm nhiều quy trình khác nhau trong 1 mô hình kinh doanh. Trong khi đó, BPMN lại đầy đủ khả năng để mô tả một luồng phức tạp (vd như toàn bộ quy trình kinh doanh của doanh nghiệp từ nhập hàng, lưu kho đến bán hàng).
Do vậy, AD thường được sử dụng để mô tả chi tiết luồng công việc và hoạt động trong hệ thống. BPMN thì được sử dụng nhiều hơn để mô tả quy trình kinh doanh ở nhiều mức độ và quy mô khác nhau.
Ví dụ với doanh nghiệp kinh doanh hàng nhập khẩu chẳng hạn:
BPMN có thể được sử dụng để document lại luồng hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp.
Trong khi đó, khi đi sâu vào phân tích, có thể sử dụng AD, UML để đặc tả các luồng nhỏ như: luồng nhập hàng, luồng bán hàng...
Tóm lại, BPMN là một công cụ mạnh mẽ giúp BA mô tả, phân tích và cải thiện quy trình nghiệp vụ/kinh doanh. So với UML, BPMN có tính chuyên biệt cao hơn cho việc mô hình hóa quy trình nghiệp vụ một cách tổng quát. Trong các bài post sau mình sẽ đi vào chi tiết các ký hiệu của BPMN và có ví dụ đi kèm để các bạn dễ hiểu hơn về loại ngôn ngữ này.
Bài viết cùng series:
Comentários