Đối với BA, việc lập kế hoạch là một bước quan trọng trong quá trình phân tích nghiệp vụ. Trong suốt quá trình làm việc, mình nhận thấy kế hoạch mà một BA cần chuẩn bị thường phụ thuộc vào giai đoạn hiện tại của dự án và vai trò, trách nhiệm của BA:
Dự án mới bắt đầu: tại thời điểm này thường BA lead là người chịu trách nhiệm lên kế hoạch cho BA và thường là kế hoạch tổng quan. Kế hoạch tổng quan hiển thị toàn bộ quá trình thực hiện công việc của BA theo từng giai đoạn và nguồn lực.
Dự án đang thực hiện/bắt đầu thực hiện: ngoài kế hoạch tổng quan, BA cần chuẩn bị thêm kế hoạch chi tiết. Kế hoạch chi tiết khác nhau theo vai trò của BA. Nếu bạn là member, kế hoạch chi tiết mô tả kỹ càng về đầu mục công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện… Còn nếu bạn là BA lead, kế hoạch chi tiết là bản kế hoạch mô tả công việc của toàn bộ các thành viên trong team, được bố trí lại về thời gian và nguồn lực.
Trong bài hôm nay, mình chỉ đề cập đến việc làm kế hoạch chi tiết cho cá nhân BA. Nếu bạn cần tư vấn cho kế hoạch tổng quan có thể hỏi riêng mình nhé, hoặc hẹn các bạn vào 1 post khác.
1. Chuẩn bị
Để có thể làm plan tốt, bạn cần hiểu được năng lực bản thân. Ví dụ như một công việc với độ khó như này bạn cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành? Tips cho bước này: chịu khó đo lường hiệu suất làm việc của bản thân theo độ khó công việc. Bạn nên nhớ tính cả thời gian research, đọc tài liệu từ khi bạn bắt đầu làm, đừng chỉ tính thời gian bắt tay vào viết tài liệu.
Phân tách đầu mục công việc & phạm vi công việc: đầu mục công việc của BA thường được chia theo WBS (work breakdown structure) hay function list mà mình có đề cập đến ở post này. Tuy nhiên, danh sách đầu việc này không thực sự là toàn bộ các công việc các bạn cần làm trong thực tế. Khi thực hiện phân tách công việc để lên kế hoạch, các đầu việc sau không nên bị bỏ qua: họp lấy yêu cầu, tìm hiểu/đọc tài liệu tham khảo, transfer tài liệu, support dev/tester, review tài liệu, update tài liệu. Đầu mục công việc này sẽ tuỳ theo dự án, phạm vi công việc và kế hoạch mà có điều chỉnh thêm hoặc bớt. Nên ở bước này bạn có thể tham khảo trước với BA lead để định ra đầu mục cho phù hợp.
Kế hoạch làm việc với stakeholder: công việc chỉ thực hiện tốt được khi rõ ràng yêu cầu từ stakeholder. Nên kế hoạch BA cần sắp xếp hợp lý để việc làm tài liệu/chi tiết thực hiện sau khi yêu cầu đã được thu thập.
Kế hoạch tổng quan của dự án/BA team: kế hoạch tốt là một kế hoạch đồng nhất với cả đội. Vậy nên khi làm kế hoạch, bạn cần đảm bảo kế hoạch của bạn không lệch hẳn ra khỏi các mốc được đặt ra trong kế hoạch tổng quan.
2. Thực hiện
Sắp xếp độ ưu tiên: các công việc trong function list hoặc wbs thường không được sắp xếp theo đúng thứ tự ưu tiên của dự án. Nên khi được phân công công việc, bạn nên sắp xếp lại thứ tự ưu tiên theo độ quan trọng của công việc và mức độ ảnh hưởng tới dự án.
Đánh giá độ khó công việc: mỗi công việc đều có độ khó khác nhau, công việc càng khó thì càng tốn thời gian hơn để hoàn thành. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm đánh giá độ khó hãy tham khảo từ BA lead để lấy thêm lời khuyên. Còn nếu bạn vẫn muốn tự đánh giá thì mình có một vài yếu tố để bạn tham khảo như sau: độ phức tạp nghiệp vụ, độ phức tạp kỹ thuật, độ ảnh hưởng tới các công việc khác, độ "dài" của công việc (nhiều việc không khó, chỉ là làm lâu thôi)
Điền thông tin đầu mục công việc: sau khi đã sắp xếp công việc, bạn thêm các đầu việc như mình có đề cập đến ở mục 1: họp hành, review, update, support…
Điền estimation: bạn điền thông tin thời gian bắt đầu/kết thúc dựa theo hiệu suất làm việc của bản thân. Để cho dễ quản lý theo dõi, mỗi task bạn nên điền dưới 4h. Nếu có task nhiều hơn 4h thì có thể tìm cách chia nhỏ hơn và thêm thời gian tương ứng vào.
Gửi đề xuất: như mình đã nói, kế hoạch cá nhân phải ăn khớp với kế hoạch của cả dự án. Sau khi bạn làm xong phần của mình hãy ngồi lại với team để cân bằng lại kế hoạch. Việc này tránh khỏi chuyện trùng khớp kế hoạch với thành viên khác trong team (ví dụ như bị trùng thời gian gửi BA lead review…).
3. Theo dõi, cập nhật và bám sát kế hoạch
Bám sát kế hoạch: sau khi kế hoạch được thống nhất với các bên, bạn cần đảm bảo công việc của mình được làm theo đúng kế hoạch. Trong quá trình làm việc, bạn sẽ thấy có những phát sinh làm ảnh hưởng đến kế hoạch ban đầu của bạn (ví dụ chậm lấy yêu cầu, BA lead không review được…). Khi này, bạn nên đánh giá lại ảnh hưởng của công việc tới kế hoạch cá nhân của bạn và tới kế hoạch của dự án. Sau đó, bạn cập nhật lại kế hoạch và lấy xác nhận từ BA lead.
Theo dõi kế hoạch: trong quá trình thực hiện kế hoạch, bạn có thể thêm các thông tin về trạng thái công việc và tỷ lệ hoàn thành công việc để tiện cho việc theo dõi. Việc này đi kèm với cập nhật thời gian làm việc (bắt đầu/kết thúc) còn giúp bạn ghi lại được hiệu suất làm việc của bản thân, theo dõi được sự tiến bộ của bản thân.
Trong file share mình có chia sẻ 1 file mẫu mà mình có sử dụng trong quá trình làm kế hoạch để các bạn tham khảo:
Link: https://www.tankbaclass.com/file-share/ee0b8d6d-0e86-4828-9db2-538c59d82e44
Note:
Nếu được các bạn nên sử dụng Microsoft Project để tạo plan cho chuyên nghiệp.
File được mình convert và đã qua chỉnh sửa nên thời gian thực hiện và hoàn thành task chỉ có ngày, không có số giờ. Khi các bạn làm cần đảm bảo việc chia nhỏ công việc.
Sheet milestone là kế hoạch tổng quát về các mốc hoàn thành công việc, không có tác dụng cho việc tracking.
Comments