Table of Content
Trong 1 tuần từ khi lớp Practice của mình chạy cùng với kinh nghiệm cá nhân, mình nhận thấy một vài điểm mà các bạn mới đi làm thường gặp, kể cả là BA hoặc không. Trong post này mình sẽ tập trung nêu ra các vấn đề mà các bạn mới đi làm thường mắc phải.
1. Team work:
Khi các làm việc trong một hội nhóm, một tổ chức, việc giao tiếp là không thể tránh khỏi. Team work là kỹ năng phức tạp, tuy nhiên để bắt đầu thì lại không hề khó. Các bạn chỉ cần chú ý hơn đến vài vấn đề như sau:
Thống nhất chung về cách làm việc, quy trình làm việc và tuân thủ theo những gì đã thống nhất. Việc tuân thủ các quy tắc được thống nhất/đặt ra chứng tỏ sự nghiêm túc và chuyên nghiệp trong công việc của bạn. Bên cạnh đó, việc này còn giúp giảm thiểu rủi ro hoặc phiền phức không đáng có khi bạn lỡ phá luật của team.
Phân chia công việc một cách rõ ràng, tránh việc làm trùng hoặc dẫm chân nhau trong công việc.
Đảm bảo thông tin được xuyên suốt trong quá trình làm việc, tránh rủi ro thiếu thông tin khi làm việc.
2. Phản hồi/báo cáo thông tin:
Phản hồi/ báo cáo thông tin chậm trễ có thể gây khó khăn cho dự án khi phải xử lý hậu quả. Ví dụ như việc chậm tiến độ của BA có thể ảnh hưởng đến việc develop của Dev và test của Tester.
BA nên cố gắng giải quyết vấn đề kịp thời hoặc thông báo trước nếu không thể thực hiện được. Song song với đó, các bạn cũng cần đưa ra giải pháp xử lý càng sớm càng tốt để không ảnh hưởng quá nhiều đến dự án.
Các bạn có thể tham khảo phương pháp HoRenSo của người Nhật cho vấn đề về giao tiếp này.
3. Viết và quản lý email:
Viết email có vẻ như là một việc rất đơn giản nhưng cách các bạn viết email lại thể hiện thái độ và tính chuyên nghiệp trong công việc.
Một email được viết đầy đủ mở đầu, kết thúc với nội dung được tóm lược, đi thằng vào vấn đề sẽ khiến người đọc tiết kiệm được thời gian và cảm thấy được tôn trọng.
Ngoài ra, các bạn cũng cần chú ý cẩn thận khi để ai vào "To", ai vào "CC". Thường thì những người trong "To" sẽ là những người cần phải đọc email mà các bạn gửi, ngược lại thì những người nằm trong "CC" sẽ thuộc vào nhóm cần nhận để nắm bắt thông tin mà thôi. Có nhiều công ty mà mình biết có luật riêng cho việc "To" và "CC". Khắt khe hơn, có những công ty còn có luật phạt cho việc "To" và "CC" sai người nữa.
Quản lý email cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi chỉ kiểm tra các email cần phải đọc. Hãy sử dụng bộ lọc (filter) của trình quản lý email để lọc email theo mục đích vào các folder riêng lẻ cho dễ quản lý. Ví dụ: email của dự án X sẽ được filter vào dự án X, email dự án Y thì vào dự án Y…hoặc email weekly, daily report của dự án X sẽ được filter vào folder report của dự án X chẳng hạn.
Kommentare