Table of Content
Chào mừng mọi người đến với bài tiếp theo trong series về Requirement Elicitaion. Ở bài trước mình đã nói về cách đặt câu hỏi, cách chuẩn bị câu hỏi...Trong bài này, mình sẽ tiến hành bước tiếp theo, sử dụng các câu hỏi đã chuẩn bị cho 1 buổi họp lấy yêu cầu từ khách hàng.
Trước hết, mình muốn làm rõ 1 việc, để triển khai lấy yêu cầu bạn có rất nhiều cách như: workshop, interview, brainstorming, Q&A, Survey…các bạn có thể tham khảo cách áp dụng các phương thức trên ở đây. Trong post này mình sẽ chỉ đề cập đến phương thức khá phổ biến là interview, thường được gọi bằng 1 cái tên thông dụng là “đi họp”.
Chuẩn bị cho buổi họp:
Bạn cần liên hệ trước với các bên liên quan (bao gồm cả khách hàng và thành viên trong team dự án nếu có) để thu xếp thời gian và địa điểm họp.
Sau đó, một email yêu cầu họp (meeting request) cần được gửi đi để thông báo về nội dung, mục đích họp. Email có thể bao gồm các thông tin như: mục đích, dự án, lịch trình, thời gian, địa điểm. Bạn nên có 1 tiêu đề email và template nội dung chuẩn dùng chung cho mọi cuộc họp. Ví dụ tiêu đề email như: [Meeting Request]_[Tên dự án]_[Mục đích cuộc họp].
Trong buổi họp:
Sử dụng bộ câu hỏi đã chuẩn bị từ trước và hỏi lần lượt theo lịch trình. Hãy thử với việc soạn ra 1 bộ lịch trình mẫu - agenda template để bản thân quen với việc phải làm những gì trong cuộc họp.
Ghi chép lại ý kiến và câu trả lời từ các bên liên quan.
Điều hướng cuộc họp, không lạm bàn các chủ đề không liên quan. Hòa giải nếu có tranh cãi trong cuộc họp.
Chốt lại các thông tin chính vào cuối buổi, đi kèm với các công việc cần xử lý và giao việc theo đầu người (next action & PIC - person in charge).
Xử lý các vấn đề trong buổi họp:
Trong quá trình tổ chức một buổi họp, BA sẽ gặp khá nhiều các vấn đề cần phải xử lý, ví dụ như:
Không ai nói gì, nhất là trong các buổi họp tiếp xúc lần đầu. Khi này, BA cần phá băng buổi họp để tạo không khí dễ chịu:
Nếu mọi người đều quen nhau hết hãy hỏi thăm 1 vài câu như công việc của anh/chị dạo này thế nào, trong trường hợp bí quá bạn có thể hỏi “Thời tiết mấy hôm nay đẹp/ mưa/ nóng quá anh/chị nhỉ?”.
Nếu mọi người không quen nhau, bạn có thể bắt đầu bằng việc giới thiệu thành phần tham dự và lưu ý là bạn cần nhớ tên tất cả mọi người trong cuộc họp, ít nhất là toàn bộ khách hàng.
Mọi người không tập trung hoặc không tham gia đóng góp. Bạn có thể đặt trước 1 vài luật trong cuộc họp và thống nhất cách làm việc. Ví dụ, không làm việc riêng, mỗi người cho 1 ý kiến…
Có thể bạn sẽ gặp phải những người luôn muốn làm chủ cuộc họp (dù họ chỉ đóng 1 vai trò nhất định trong đó), những người thích làm việc riêng, người thích nói nhiều… Mình có một lời khuyên nho nhỏ, đấy là hãy rắn lên =). Dù là bạn là 1 BA mới, cần thể hiện ra sự chuyên nghiệp, nghiêm túc. Phải cứng lên thì mới có tiếng nói được.
Kết thúc cuộc họp:
Vào cuối buổi họp, bạn cần tổng hợp lại nội dung họp hôm nay bằng cách:
Nêu lại agenda họp.
Tổng hợp các ý chính đã thống nhất.
Nêu ra các điểm chưa được xử lý, các điểm chờ buổi họp sau...
Các hành động tiếp (Next action) cho từng bên.
Sau buổi họp:
BA cần tổng hợp và trình bày lại thông tin buổi họp dưới dạng biên bản cuộc họp và gửi lại cho mọi người kèm deadline cho các đầu việc.
Song song với email, các bạn nên nhắc nhở các bên liên quan qua các kênh liên lạc khác như chat, truyền miệng, gọi điện... để nhắc nhở họ xác nhận về nội dung biên bản họp.
Hy vọng với các chia sẻ trên các bạn có thể tổ chức cho mình các buổi họp thành công!
Post liên quan cùng series:
Comments