Table of Content
Tại sao phải quản lý yêu cầu
Quản lý yêu cầu theo giai đoạn
Lưu ý khi quản lý yêu cầu
Rủi ro gặp phải khi quản lý yêu cầu
Tài liệu mẫu, công cụ
BA chủ yếu làm việc với yêu cầu (requirement) nên quản lý yêu cầu là công việc không thể thiếu nhằm giảm thiểu rủi ro về sai lệch hoặc thiếu yêu cầu.
Tại sao phải quản lý yêu cầu:
Đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng của yêu cầu.
Kiểm soát dễ dàng mỗi khi có thay đổi (change reuqirement).
Tiết kiệm thời gian. Yêu cầu được quản lý một cách ngăn nắp, rõ ràng sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian mỗi khi phải tìm kiếm, sàng lọc.
Giảm thiểu xung đột giữa các yêu cầu (requirement conflict)
1. Quản lý yêu cầu theo từng giai đoạn
Ở mức độ đơn giản, các bạn có thể hiểu quản lý yêu cầu là việc phân loại yêu cầu, để vào đúng nơi, đúng chỗ. Tuy nhiên, để làm được việc này người BA sẽ cần các công cụ, kỹ năng tuỳ theo các giai đoạn của quy trình làm việc của BA:
Elicitation & Analysis: trước hết, BA cần tương tác chặt chẽ với các bên liên quan để hiểu rõ yêu cầu của dự án. Song song với đó, BA cũng cần phân loại yêu cầu và ưu tiên dựa trên các ràng buộc về tính quan trọng, khả năng thực hiện… Tại bước này, MoM, BRD hay URD là các công cụ hữu ích giúp BA quản lý, phân loại và ưu tiên yêu cầu.
Documentation: giai đoạn làm tài liệu là giai đoạn tốn nhiều thời gian nhất đối với BA. Ở giai đoạn này, việc quản lý yêu cầu cũng đòi hỏi nhiều công sức và sự tỉ mỉ hơn hẳn. Lúc này, các file ở trên sẽ giúp ích rất nhiều với tư cách là dữ liệu đầu vào. Tuy nhiên khi đi vào làm tài liệu chi tiết, các bạn sẽ phát hiện ra các ràng buộc mới giữa các US/UC hoặc phát sinh thêm các chức năng trong khi làm. Requirement traceability document là một công cụ tốt phục vụ cho việc quản lý yêu cầu ở mức chi tiết hơn. Đồng thời, Requirement traceability cũng giúp bạn theo dõi, quản lý được việc thay đổi yêu cầu một cách hiệu quả.
Confirmation: giai đoạn này cũng sẽ phát sinh thay đổi khi khách hàng xác minh lại solution/document mà bạn đưa ra. MoM, BRD, URD hay Requirement Trace đều dùng được ở bước này tuỳ thuộc vào việc bạn confirm ở mức high-level hay detail.
2. Lưu ý khi quản lý yêu cầu
Để quản lý yêu cầu một cách hiệu quả, mình có một vài tips như sau:
Phân loại yêu cầu theo module/feature hoặc phòng ban (tuỳ dự án).
MoM (minute of meeting) cần phải ghi đầy đủ & gửi lại cho các bên sau mỗi buổi họp nhằm đảm bảo tính minh bạch của yêu cầu.
Với URD, BRD cần ghi rõ ràng tên của stakeholder đưa ra yêu cầu (thay vì chỉ ghi tên phòng ban).
Dù bạn quản lý yêu cầu bằng UC hay US đều nên đánh mã cho mỗi UC/US (VD module quản lý khách hàng: CMUC0001/CMUS0001…)
Đối với file Requirement Trace, cố gắng điền đủ thông tin các yêu cầu nào liên quan (related) với yêu cầu nào.
Mỗi lần có cập nhật thay đổi, cần bảo lưu lại lịch sử chỉnh sửa (history log/revision history)
Không chỉ quản lý đối với các yêu cầu, việc quản lý và lưu trữ file tài liệu hoặc reference cũng cần được tổ chức một cách hợp lý và logic. Ví dụ tạo các cấu trúc folder cho BA gồm: Cấp 1: [BA team] > Cấp 2: [References], [Documents], [Highlevel documents], [Planning]… > Cấp 3 - [Documents]: [WIP], [Final], [Archived]….
3. Rủi ro thường gặp phải
Sai yêu cầu: đây là rủi ro hay gặp nhất, nguyên nhân do việc phân tích của BA chưa kỹ càng và nhiều bạn ngại hoặc không confirm lại yêu cầu với khách hàng.
Không kiểm soát thay đổi: thường khi có CR, các bạn sẽ vướng phải bias là "phải cập nhật" lại ngay thay vì cập nhật lại vào file tracking. Việc này dễ dẫn đến mất kiểm soát đối với yêu cầu và có thể việc phân tích ảnh hưởng (impact analysis) của bạn cũng không đầy đủ.
Không duy trì file tracking: đây cũng là lỗi thường gặp. Trong quá trình làm việc, có thể vì quá bận mà các bạn bỏ qua việc cập nhật lại file tracking khi gặp các yêu cầu liên quan đến nhau, có yêu cầu mới hoặc có yêu cầu bị loại bỏ.
Comentários