Table of Content
Một trong số các công việc quan trọng của BA khi tham gia dự án là quản lý các bên liên quan (stakeholder management) và lên kế hoạch làm việc với họ.
1. Xác định Stakeholder
Stakeholder là toàn bộ những người có liên quan đến dự án. Họ có thể là những người trực tiếp làm dự án như PM, Dev, Test hoặc thậm chí là BA khác. Stakeholder còn là khách hàng, các lãnh đạo có quyền ra quyết định hoặc những bộ phận khác gián tiếp can thiệp vào dự án như QC, pháp chế…
Là BA, bạn cần xác định toàn bộ các bên có liên quan đến dự án hoặc quy trình phân tích. Stakeholder register là một công cụ hữu ích giúp bạn quản lý được danh sách stakeholder. Stakeholder egister là danh sách ghi chép chi tiết về các bên liên quan trong dự án, bao gồm tên, vị trí, thông tin liên lạc, quan điểm và mức độ ảnh hưởng.
2. Phân tích Stakeholder (stakeholder analysis).
Phân tích stakeholder là quá trình làm rõ mong muốn, yêu cầu, mục tiêu và góc nhìn của các stakeholder đối với dự án. Từ đó, BA có thể chủ động hơn khi cần khai thác yêu cầu hoặc trao đổi thông tin với họ.
Trong quá trình phân tích yêu cầu, bạn có thể sử dụng 2 loại diagram: stakeholder classification matrix hoặc stakeholder onion diagram để mô tả mức độ quan tâm và ảnh hưởng của stakeholder tới dự án.
3. Xác định quy trình làm việc.
Sau các bước trên thì bạn đã có trong tay các thông tin của stakeholders như: vai trò, trách nhiệm, quyền hạn và mức độ ảnh hưởng. Đây cũng là lúc bạn nên ngồi lại với PM dự án hoặc BA team để đưa ra mô hình làm requirement giữa các bên (requirement working process). Working process có thể được thể hiện dưới dạng activity diagram mô tả quy trình tương tác trong dự án như: BA lấy yêu cầu từ khách hàng, xử lý yêu cầu, confirm lại yêu cầu, transfer yêu cầu cho các bên, cập nhật yêu cầu…
Đi cùng với working process diagram là RACI Matrix. RACI Matrix là công cụ rất tốt để xác định rõ ràng về vai trò trách nhiệm của stakeholder gồm: Responsible (Người chịu trách nhiệm), Accountable (Người phê duyệt), Consulted (Người được hỏi ý kiến) và Informed (Người được thông báo).
4. Lên kế hoạch (stakeholder planning & communication).
Dựa vào các thông tin đã thu thập và phân tích được, BA lên kế hoạch về các buổi họp để trao đổi, thu thập yêu cầu từ khách hàng. Bản kế hoạch bao gồm các thông tin: ngày giờ họp, thông tin được trao đổi mỗi cuộc họp, đối tượng tham gia, phương thức họp, địa điểm…
Kế hoạch cần được thống nhất bởi tất cả các stakeholder tham gia trước khi triển khai. Trong quá trình thực hiện kế hoạch, BA cần liên tục cập nhật lại tình hình và theo dõi tiến độ dựa để kịp thời điều chỉnh kế hoạch theo tình hình thực tế.
Các công cụ thường được sử dụng bao gồm communication plan, stakeholder management plan…
Comentarii